„This Could Have Been an Email“ – Warum wir Meetings wirklich hinterfragen sollten

Ich erinnere mich noch gut an eine Sitzung Anfang Jahr. Es war Morgen, der Kaffee war noch nicht einmal richtig in meinem System angekommen, und wir sassen bereits in einem Teams-Meeting. Die Agenda? Eine lange Traktandenliste, die niemand wirklich gelesen hatte. Nach zwanzig Minuten war klar: Die gesamte Diskussion hätte problemlos in einer fünfzeiligen E-Mail abgehandelt werden können. Ein Moment, den man innerlich augenverdrehend mit dem Ausdruck „This could have been an email“ quittiert.

Die Wahrheit ist, dass wir alle diese Momente kennen. Diese Sitzungen, die scheinbar wichtig sind, aber am Ende des Tages vor allem Zeit in Anspruch nehmen. Studien belegen, dass Mitarbeitende in westlichen Unternehmen durchschnittlich über zwanzig Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Und wie viel davon ist wirklich produktiv? Nur ein kleiner Teil. Viele dieser Stunden könnten deutlich effektiver genutzt werden, wenn Informationen klar, strukturiert und präzise schriftlich kommuniziert würden.

Doch Meetings haben ihren Platz – das ist unbestritten. Sie schaffen Austausch, ermöglichen spontane Ideen und stärken das Teamgefühl. Nur leider vergessen wir oft, dass die Qualität wichtiger ist als die Quantität.

Warum ist das so? Ein Grund ist, dass Meetings häufig als eine Art Statussymbol missverstanden werden. Wer präsent ist, signalisiert Engagement, wer nicht dabei ist, hat möglicherweise das Gefühl, etwas zu verpassen. Gleichzeitig existiert ein unausgesprochener Druck, alles in Echtzeit zu klären – selbst Themen, die keine sofortige Abstimmung erfordern und ohne Weiteres asynchron gelöst werden könnten.

Vielleicht erkennen Sie sich in folgendem Beispiel wieder: Ein Projektteam führt tägliche kurze «Dailys» ein. Anfangs wirken sie motivierend, weil jede Person sichtbar ist und Fortschritte transparent geteilt werden. Doch nach einigen Wochen wiederholen sich die Inhalte zunehmend. Im Grunde wird nur noch bereits Bekanntes ausgesprochen. Die Motivation sinkt, und plötzlich fühlen sich diese Termine wie Pflichtveranstaltungen an, die Energie rauben, anstatt sie zu schenken.

Das Problem liegt oft nicht darin, dass Sitzungen grundsätzlich schlecht sind – vielmehr werden sie nicht bewusst genutzt. Die Agenda wird nicht klar kommuniziert, Teilnehmende wissen nicht, welche Entscheidungen erwartet werden, und Einladungen werden „aus Tradition“ oder Gewohnheit verschickt. Eine einfache Frage vor jeder Sitzung kann jedoch Wunder wirken: „Könnte diese Information auch schriftlich geteilt werden?“

Wenn die Antwort Ja lautet, sparen Sie allen Beteiligten Zeit, Fokus und Nerven.

E-Mails sind dabei keineswegs der Feind. Im Gegenteil: Sie sind ein mächtiges Werkzeug, um Informationen effizient weiterzugeben, ohne dass jede Person gleichzeitig anwesend sein muss. Updates, Statusmeldungen oder Entscheidungen, die keine Diskussion erfordern, lassen sich hervorragend auf diesem Weg kommunizieren. Die eigentliche Kunst besteht darin, klar zu entscheiden, wann ein Meeting wirklich sinnvoll ist – und wann nicht.

Dennoch sind Meetings nicht per se schlecht. Sie sind unverzichtbar, wenn es um Diskussionen, Brainstorming oder komplexe Entscheidungen geht. Hier entfalten sie ihren wahren Mehrwert. Entscheidend ist jedoch, sie konsequent auf das Wesentliche zu konzentrieren, Rollen klar zu definieren und die Zeit aller Beteiligten zu respektieren. Ich habe Teams erlebt, die ihre wöchentlichen Besprechungen radikal umgestaltet haben: Fünfzehn Minuten für ein Daily, eine klar strukturierte Agenda, kurze Updates ausschliesslich per Chat oder E-Mail – die Resultate waren bemerkenswert. Weniger Frust, schnellere Entscheidungen und deutlich mehr Energie für die eigentliche Arbeit.

Eine weitere Dimension, die häufig unterschätzt wird, ist die psychologische. Menschen haben ein starkes Bedürfnis, gesehen und gehört zu werden. Meetings dienen daher nicht nur der Informationsweitergabe, sondern auch dem sozialen Austausch. Sie können Kreativität fördern, Vertrauen stärken und das Gemeinschaftsgefühl im Team festigen. Doch ohne klare Struktur verwandeln sie sich schnell in Zeitfresser. Wenn alle anwesend sind, aber niemand Verantwortung übernimmt oder eine klare Moderation vorhanden ist, gleicht das Meeting einem endlosen Gespräch ohne Richtung und ohne greifbares Resultat.

Auch die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle. Unternehmen, die Sitzungen kritisch hinterfragen, schaffen Raum für Eigenverantwortung und Effizienz. Sie erlauben Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, wann Präsenz wirklich notwendig ist, und fördern dadurch Engagement, Selbstständigkeit und Zufriedenheit. In einer solchen Kultur wird nicht die Anzahl der Meetings als Zeichen von Produktivität gewertet, sondern die Qualität der Ergebnisse.

Letztlich geht es nicht darum, Sitzungen zu verteufeln oder vollständig abzuschaffen. Es geht darum, sie bewusst und zielgerichtet einzusetzen. Jedes Meeting sollte einen klar definierten Zweck erfüllen, sorgfältig vorbereitet sein und einen echten Mehrwert bieten. Alles andere ist verschwendete Zeit – und Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen im Arbeitsalltag.

Hier liegt auch der Schlüssel zu weniger „This could have been an email“-Momenten: reflektieren, priorisieren und bewusst entscheiden. Wenn Sie diese Haltung einnehmen, gewinnen Sie nicht nur wertvolle Stunden zurück, sondern auch Energie. Energie, die Sie in Kreativität, Problemlösung und echte Zusammenarbeit investieren können – anstatt sie in endlosen, wenig zielführenden Besprechungen zu verlieren.

Am Ende des Tages sollte jede Einladung wohlüberlegt sein. Stellen Sie sich konsequent die Frage:Brauche ich wirklich ein Meeting – oder könnte es nicht ebenso gut, ja vielleicht sogar besser, einfach eine E-Mail sein?

Daher mein To-do für Sie: Nehmen Sie sich bewusst ein paar Minuten Zeit, um Ihre anstehenden Meetings kritisch unter die Lupe zu nehmen – und zwar wirklich kritisch. Fragen Sie sich bei jeder Einladung: Ist meine physische oder virtuelle Anwesenheit zwingend notwendig, oder könnte das Anliegen ebenso effizient per E-Mail oder Chat geklärt werden? Sie werden feststellen: In vielen Fällen reicht das vollkommen aus.

Überprüfen Sie ausserdem, ob die Agenda klar formuliert ist. Weiss jede teilnehmende Person, worum es konkret geht und welche Entscheidungen erwartet werden? Wenn dies nicht eindeutig ist, besteht das Risiko, dass das Meeting zu einem endlosen Monolog ohne echten Mehrwert wird.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Scheuen Sie sich nicht, Meetings zu kürzen, zusammenzulegen oder sogar ganz zu streichen. Fünf fokussierte Minuten mit klarer Zielsetzung sind häufig deutlich effektiver als eine Stunde unstrukturierter Diskussion. Gleichzeitig lohnt es sich, Ihre eigene Meeting-Kultur aktiv zu hinterfragen. Ermutigen Sie Kolleginnen und Kollegen, Einladungen nur dann zu versenden, wenn sie tatsächlich notwendig sind, und setzen Sie bewusst auf klare, präzise Kommunikation.

Meetings sind nicht grundsätzlich schlecht – sie sind ein Werkzeug. Setzen Sie dieses Werkzeug gezielt ein, um Kreativität zu fördern, fundierte Entscheidungen zu treffen oder echte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alles andere ist letztlich Zeitverschwendung.

Wenn Sie diese Haltung verinnerlichen, sparen Sie nicht nur Stunden, sondern gewinnen auch wertvolle Energie zurück – Energie, die Sie in produktive Arbeit, spannende Projekte und kreative Ideen investieren können.

Machen Sie es zu Ihrer persönlichen Challenge: Reduzieren Sie diese Woche bewusst die Anzahl Ihrer „This could have been an email“-Momente – und erhöhen Sie stattdessen den Fokus auf das, was wirklich zählt.