“This Could Have Been an Email” – Perché dovremmo davvero mettere in discussione le riunioni

Ricordo ancora bene una riunione all’inizio dell’anno. Era mattina presto, il caffè non era ancora entrato davvero in circolo, e noi eravamo già seduti in una riunione su Teams. L’ordine del giorno? Una lunga lista di punti che nessuno aveva realmente letto. Dopo venti minuti era chiaro: l’intera discussione avrebbe potuto essere gestita senza problemi con un’e-mail di cinque righe. Uno di quei momenti che si commentano interiormente, alzando gli occhi al cielo, con l’espressione: “This could have been an email”.

La verità è che conosciamo tutti questi momenti. Riunioni che sembrano importanti, ma che alla fine della giornata occupano soprattutto tempo. Studi dimostrano che i dipendenti nelle aziende occidentali trascorrono in media oltre venti ore alla settimana in riunioni. E quante di queste ore sono davvero produttive? Solo una piccola parte. Molte di queste ore potrebbero essere utilizzate in modo molto più efficace se le informazioni venissero comunicate per iscritto in modo chiaro, strutturato e preciso.

Naturalmente le riunioni hanno il loro posto – questo è indiscutibile. Favoriscono lo scambio, permettono la nascita di idee spontanee e rafforzano lo spirito di squadra. Purtroppo però dimentichiamo spesso che la qualità è più importante della quantità.

Perché accade questo? Un motivo è che le riunioni vengono spesso fraintese come una sorta di simbolo di status. Essere presenti segnala coinvolgimento; non partecipare può far nascere la sensazione di perdersi qualcosa. Allo stesso tempo esiste una pressione non dichiarata a risolvere tutto in tempo reale – anche temi che non richiedono un allineamento immediato e che potrebbero essere gestiti tranquillamente in modo asincrono.

Forse vi riconoscete in questo esempio: un team di progetto introduce brevi “daily” quotidiani. All’inizio sembrano motivanti, perché ogni persona è visibile e i progressi vengono condivisi in modo trasparente. Ma dopo alcune settimane i contenuti iniziano a ripetersi. In sostanza si ripete solo ciò che è già noto. La motivazione cala e improvvisamente questi incontri si trasformano in obblighi che sottraggono energia invece di generarla.

Il problema spesso non è che le riunioni siano sbagliate in sé – piuttosto non vengono utilizzate in modo consapevole. L’agenda non viene comunicata chiaramente, i partecipanti non sanno quali decisioni siano attese, e gli inviti vengono inviati “per tradizione” o per abitudine.

Una semplice domanda prima di ogni riunione può fare miracoli:“Questa informazione potrebbe essere condivisa anche per iscritto?”

Se la risposta è sì, risparmiate a tutte le persone coinvolte tempo, concentrazione ed energie.

Le e-mail non sono affatto il nemico. Al contrario: sono uno strumento potente per trasmettere informazioni in modo efficiente, senza che tutti debbano essere presenti nello stesso momento. Aggiornamenti, report di stato o decisioni che non richiedono discussione possono essere comunicati perfettamente in questo modo. La vera arte consiste nel decidere con chiarezza quando una riunione è davvero utile – e quando non lo è.

Ciò non significa che le riunioni siano negative di per sé. Sono indispensabili quando si tratta di discussioni, brainstorming o decisioni complesse. È lì che esprimono il loro vero valore. Tuttavia è fondamentale concentrarle in modo coerente sull’essenziale, definire chiaramente i ruoli e rispettare il tempo di tutte le persone coinvolte.

Ho visto team riorganizzare radicalmente le loro riunioni settimanali: quindici minuti di daily, un’agenda strutturata in modo chiaro, aggiornamenti brevi esclusivamente via chat o e-mail – i risultati sono stati notevoli. Meno frustrazione, decisioni più rapide e molta più energia per il lavoro vero e proprio.

Un’altra dimensione spesso sottovalutata è quella psicologica. Le persone hanno un forte bisogno di essere viste e ascoltate. Le riunioni quindi non servono solo a scambiare informazioni, ma anche a favorire l’interazione sociale. Possono stimolare la creatività, rafforzare la fiducia e consolidare il senso di appartenenza nel team. Ma senza una struttura chiara si trasformano rapidamente in una perdita di tempo.

Quando tutti sono presenti ma nessuno si assume la responsabilità o modera in modo chiaro, la riunione somiglia a una conversazione infinita, senza direzione e senza risultati concreti.

Anche la cultura aziendale gioca un ruolo decisivo. Le aziende che mettono in discussione criticamente le riunioni creano spazio per responsabilità individuale ed efficienza. Permettono ai collaboratori di decidere quando la presenza è davvero necessaria e promuovono così coinvolgimento, autonomia e soddisfazione. In una cultura di questo tipo, la produttività non si misura in base al numero di riunioni, ma alla qualità dei risultati.

In definitiva, non si tratta di demonizzare le riunioni o abolirle completamente. Si tratta di utilizzarle in modo consapevole e mirato. Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito, essere preparata con cura e offrire un reale valore aggiunto. Tutto il resto è tempo sprecato – e il tempo è una delle risorse più preziose nella vita lavorativa.

Qui sta anche la chiave per ridurre i momenti “This could have been an email”: riflettere, dare priorità e decidere consapevolmente.

Se adottate questo atteggiamento, non solo recupererete ore preziose, ma anche energia. Energia che potrete investire in creatività, risoluzione dei problemi e vera collaborazione – invece di perderla in riunioni interminabili e poco efficaci.

Alla fine della giornata, ogni invito dovrebbe essere ben ponderato. Chiedetevi con costanza: ho davvero bisogno di una riunione – oppure potrebbe essere, altrettanto bene o forse persino meglio, semplicemente un’e-mail?

Ecco quindi il mio compito per voi:

Prendetevi qualche minuto per analizzare criticamente le vostre prossime riunioni – e davvero in modo critico. Per ogni invito chiedetevi: la mia presenza fisica o virtuale è davvero indispensabile, oppure la questione potrebbe essere gestita altrettanto efficacemente via e-mail o chat? Scoprirete che in molti casi questo è più che sufficiente.

Verificate inoltre se l’agenda è formulata in modo chiaro. Ogni partecipante sa esattamente di cosa si parlerà e quali decisioni sono attese? Se questo non è evidente, c’è il rischio che la riunione si trasformi in un monologo infinito senza reale valore aggiunto.

Un altro punto importante: non esitate ad accorciare le riunioni, unirle tra loro o persino cancellarle del tutto. Cinque minuti focalizzati con un obiettivo chiaro sono spesso molto più efficaci di un’ora di discussione non strutturata.

Allo stesso tempo vale la pena mettere attivamente in discussione la vostra cultura delle riunioni. Incoraggiate colleghi e colleghe a inviare inviti solo quando sono davvero necessari e puntate consapevolmente su una comunicazione chiara e precisa.

Le riunioni non sono negative in sé – sono uno strumento. Utilizzate questo strumento in modo mirato per promuovere la creatività, prendere decisioni solide o favorire una collaborazione autentica. Tutto il resto è, in definitiva, una perdita di tempo.

Se interiorizzate questo atteggiamento, non solo risparmierete ore, ma recupererete anche energia preziosa – energia da investire in lavoro produttivo, progetti stimolanti e idee creative.

Fatene la vostra sfida personale: riducete consapevolmente questa settimana il numero dei vostri momenti “This could have been an email” – e aumentate invece l’attenzione su ciò che conta davvero.